Le Groupe de Coordination : constitution, fonction et tâches (25.05.08)


Membres (en sept 2014)

JM Deprez    cljmdep@yahoo.be
Suzanne Daws   sdaws@brutele.be 
Yvonne Mignot   yvonnemignot@hotmail.com 

Préambule

Faute de texte de base récent à ce sujet, la note ci-après vise simplement à mettre par écrit ce qui est devenu une pratique coutumière relativement bien établie.

C’est dire qu’elle est amendable, avec d’ailleurs approbation d’une Assemblée Générale.

Cette note ne reprend pas ici la charte fondamentale de la Paroisse Libre, document essentiel évidemment, qui a été développé et commenté dans des plaquettes publiées lors de divers anniversaires (cfr e.a. brochure du 26.4.97)

Elle est davantage centrée sur le rôle et les tâches qui incombent au Groupe de Coordination.

I. La constitution du Groupe de Coordination

Le Groupe de Coordination est constitué de trois personnes élues au scrutin secret selon une procédure décrite par ailleurs.

II . La fonction générale du Groupe de Coordination

La Paroisse Libre a clairement opté pour un fonctionnement aussi démocratique que possible, voire auto-gestionnaire.

C’est la P.L. dans son ensemble, c.a.d. en « Assemblée Générale », qui exerce la fonction de direction, tant quant aux objectifs que quant au choix et à la mise en oeuvre des moyens pour les réaliser.

« Communauté sans hiérarchie où chacun, chacune prend sa part active de responsabilité au-delà des distinctions homme/femme, prêtre/laïc, jeune/plus âgé.»

C’est dire que le Groupe de Coordination doit en fait surtout suggérer, proposer, organiser, exécuter, coordonner, en veillant à soumettre à l’ensemble des membres toute décision d’une certaine importance, qu’il s’agisse notamment d’orientations (objectifs) ou d’activités liées à la finalité propre de la P.L.

Il se soucie aussi de maintenir la cohérence du groupe (accueil des nouveaux, soutien à celles et ceux qui vivent des choses difficiles)

La fonction générale du Groupe de Coordination s’exerce ainsi principalement, mais non exclusivement, à travers les trois Assemblées Générales tenues de façon régulière :

- en septembre (4° dimanche),

- en janvier (2° dimanche)

- en mai ou juin (journée annuelle - cfr la note ci-après)

 

III. Tâches

Ces trois rencontres organisées et gérées par le Groupe de Coordination sont censer règler divers aspects de la vie de la Paroisse Libre.

Ainsi, de façon non limitative, mentionnons :

- relayer, c.a.d. assurer le suivi des propositions des membres

- Fixer l’agenda (e.a. célébration de la Noël)

- Proposer le thème pour les rencontres de l’année à venir.

- Proposer les groupes chargés de la préparation des soirées de rencontre.

- Proposer la cotisation annuelle.

- Publier et diffuser un bulletin trimestriel qui reprend au moins les décisions prises en assemblée, outre l’agenda des rencontres pour les mois à venir.

- gérer la relation avec le gérant de l’immeuble. (réservation et location des salles)

- tenir la trésorerie et la comptabilité.

- Coordonner les relations avec d’autres communautés ; plus particulièrement, veiller à la désignation de celles et ceux qui nous représentent dans diverses insstances extérieures (mandat clair et précis) (cfr note du 25.X.98 + note P. de Locht)

- Occasionnellement, La Paroisse Libre peut aussi être amenée à un geste collectif : prise de position, réponse à une enquête, participation à une activité, etc...

Le Groupe de Coordination assume alors l’organisation du débat préparatoire et de la prise de décision qui s’en suit, outre qu’il veille à l’exécution de cette décision.

- Il peut déléguer à un membre une (ou des) tâches particulières

 

Pour préparer la journée annuelle

1. Le choix du lieu (avec réservation) et

2. Le choix de la date

gagnent à se faire dès le mois d’octobre, pour des raisons simplement pratiques.

3. Le choix du thème de la journée et de l’intervenant extérieur éventuel peuvent eux se faire en janvier.

4. Le Groupe de Coordination doit établir, en vue de cette rencontre annuelle la liste officielle des membres, liste nécessaire pour les élections.

Sont considérés comme membres les personnes qui fréquentent régulièrement les rencontres depuis au moins trois mois, pour autant certes qu’elles aient exprimé leur accord à ce propos et qu’elles aient manifesté l’intention de poursuivre leur participation.

5. Restent alors à gérer tous les aspects organisationnels de la journée :

- convocation avec ordre du jour,

- inscriptions,

- repas,

- frais à répartir, y compris la rémunération de l’intervenant extérieur,

- élection(s), (règlement, matériel/papier)

- célébration

- etc...

 

Références : e.a. note d’Annick et Louis du 24.7.98

(avec annexes de P.Tihon et P. de Locht)